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面对电子邮件成堆,别说你还在手动分类管理

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据相关报告显示:截止2017年12月,活跃的中国政企机构独立邮箱域名约为500万个,中国境内企业级电子邮箱活跃用户规模约为1.2亿。由此可见,电子邮箱在企业办公应用中已成为不可或缺的重要环节,并且企业邮箱的普及性和重要性也在逐年增长着。

据相关调查分析:某调查公司要求被调查的企业描述一下他们当前的电子邮件归档解决方案时,只有24%的回答者了解并提到了电子邮件归档产品或解决方案,而有多达76%的企业还不了解电子邮件归档。

 

伴随着邮件的日常应用,所产生的邮件数据量日趋增多。电子邮件在企业间进行着各式各样的合作,已经成了企业间信息传输的重要桥梁,保证着企业间更好的相互合作,同时也拉近了人与人的关系。目前国内企业对内容管理已越来越重视,但对电子邮件归档的意识还相对薄弱,或搞不清楚邮件归档与备份的区别。

 

什么是云归档?

 

针对海量数据的应用,对数据进行有效的迁移和管理。将企业邮箱和即时消息数据,通过云通信归档系统把他们备份到低成本的存储硬件上,使之存于日常的备份窗口外,当需要时,可以即时获取所需数据并快速搜索。

根据企业用户需求,对全域用户收发邮件和即时消息进行在线归档、长期保留并允许实时搜索与访问,保持了邮件、即时消息信息的原始状态,方便企业用户日后法规审计,实现了历史邮件、即时消息数据可追溯。

 

云归档有哪些功能?

 

归档策略:根据公司情况按用户归档;可选持续归档,或按期限滚动归档。想归多就归多久;可选归档数据类型,邮件、即时消息都能归档。

数据检索:邮件检索,根据丰富的搜索条件检索邮件更高效。邮件检索结果,支持导出,邮件保全,邮件公证。

公证保全:给重要的归档邮件开启保全,开启保全的邮件不会因归档策略变化或其它原因被删除,让重要的邮件永久保存。

日志审计和权限管理:

权限管理:支持创建子管理员,给管理员分配不同权限。
日志审计:每位管理员的操作都有详细日志记录。支持按操作时间、操作人、操作内容快速查询,并按查询条件导出日志。

 

邮件归档对用户有何价值?

 

1、实时全面归档邮件数据

对电子邮件系统所产生的每一封邮件均进行实时、全面归档,并长时间留存。当邮件数据发生丢失、损坏时,可随时进行单封邮件或批量邮件恢复。

2、随时检索调阅归档数据

可随时检索或调阅历史归档邮件并且提供多种检索方式,提供多元素、多条件等复合条件检索功能来满足实时调阅并展现和恢复邮件数据的需求。

3、完整还原邮件数据真相

独立的审计权限管理体系,可在保证数据私密性的前提下对邮件系统产生过的数据进行真实还原或取证,提供有效的第三方电子举证。

4、减轻邮件服务器负担

邮件归档产品的引入,可以有效保护了电子邮件数据安全。原有邮件系统存储空间无需持续扩展。有效节省了邮件存储资源,并减轻了邮件服务器的负担。

5、构筑邮件数据灾备堡垒

当邮件系统发生数据灾难性故障时,可通过邮件归档系统对数据进行恢复,有效规避了邮件数据丢失的风险。

6、全面遵从上市内控法规

满足上市法规及各种行业法规对于邮件数据的留存、检索、内控等要求,全面遵从《公务电子邮件归档及管理规范》、《企业内部控制基本规范》及信息安全等级保护管理等对单位电子邮件数据管理相关的要求。

  

在这里,我们建议企业应像重视企业内容管理ECM一样,充分意识到电子邮件是企业最为核心的数字资产,重视企业电子邮件数据的归档与管理,并尽快选择与部署成熟的电子邮件归档产品-263云归档。